Zo tem je het to-do lijst monster

“Rename your ‘To-Do’ list to your ‘Opportunities’ list. Each day is a treasure chest filled with limitless opportunities; take joy in checking many off your list.”

~Steve Maraboli~

Heb jij ook zo’n hekel aan lijstjes? Of ben je er juist een groot fan van? Zelf heb ik eerlijk gezegd altijd een haat-liefde verhouding met to-do lijstjes gehad. Enerzijds maken ze het leven en werk makkelijker, anderzijds lijken het soms monsters te worden die niet meer kunnen stoppen met groeien.  Hoe kun je op zo’n manier met lijstjes werken dat je er plezier van hebt?

Als tiener was ik gek op lijstjes. Het maakte mijn hoofd leeg als deze vol zat, en andersom als mijn hoofd leeg was dan had ik een lijstje die ik kon pakken voor inspiratie. Laatst vond ik weer een leuk lijstje terug:  ‘wat ik allemaal kan snoepen als ik thuis ben van school’. De gekste combinaties stonden daar op, het voordeel was dat ik het niet elke dag opnieuw hoefde te verzinnen. Ik keek op mijn lijstje naar de mogelijkheden en koos waar ik zin in had.

Als volwassenne heb ik lange tijd principieel geweigerd om lijstjes te gebruiken. Alsof mijn hoofd niet goed zou werken!. Dat is toch voor bejaarden….  Toch ben ik overstag gegaan. Nu gebruik ik meerdere lijstjes voor werk en privé en het geeft erg veel gemak

Ik moet er niet meer aan denken om zonder lijstje de vakantiekoffers in te pakken. Want weet jij nog hoeveel T-shirts je vorig jaar meenam op vakantie? Ik niet, en dat hoeft ook niet meer. Niet dat ik klakkeloos het lijstje volg, zo eigenwijs ben ik wel. Ik zie het meer als een bron van mogelijkheden en ideeën. Zo hoef ik niet elke keer het wiel weer uit te vinden.

Ook in mijn werk maak ik nu veel gebruik van lijstjes. Het is voor mij geen ‘moeten’ lijst maar ik zie het vooral als een bron van mogelijkheden en inspiratie.

Het grootste voordeel is dat ik mijn hoofd niet hoef te gebruiken om dingen te onthouden maar om te denken en creatief te zijn. Daarnaast geeft het ook rust. Zodra ik iets uit mijn hoofd heb gehaald en vastgelegd heb, ben ik er van af. Tot slot geeft het overzicht in al mijn ideeën, invallen en acties en ben ik niet onnodig veel tijd kwijt aan het opstarten en bedenken wat ik zal gaan doen.  Ik kies iets van mijn lijstje waar ik die dag zin in heb.

Ondertussen heb ik na jaren van uitproberen en experimenteren een goed systeem voor mijzelf gevonden die ik graag met je wil delen in deze vijf tips:

• Werk met een digitale takenlijst zoals bijvoorbeeld de app G-task (android), deze synchroniseert met al je apparaten en het staat op je scherm wanneer je google agenda opent op je pc. Je hebt dan één centrale plek voor al je taken waar je met al je apparaten toegang tot hebt. Zo heb je niet overal briefjes en aantekeningen rondslingeren.
• In zo’n app kun je verschillende categorieën instellen die voor jou handig zijn. Dit kan per project of in een tijdlijn. Zo werk ik bijvoorbeeld met deze indeling: ‘deze week zakelijk’, ‘langere termijn zakelijk’, ‘tijd over’ (deze blijft groeien), ‘nog opzoeken’ (websites, artikelen, e-books etc die ik nog wil opzoeken), ‘ooit’ (soort van bucketlist met ideeën), ‘boodschappen’ (niets is zo vervelend als je in de supermarkt staat en je weet niet meer wat op was) en ‘gezin’.
• Accepteer dat elke lijst een andere dynamiek heeft. Het is niet erg als sommige lijsten blijven groeien zoals de‘ooit’ lijst. Als je weeklijst maar kort en actueel blijft.  Deze zul je ook systematisch elke week moeten bijwerken.
• Kies uit je digitale weeklijst elke dag de 3 belangrijkste projecten/items die je wilt doen, schrijf deze op een geeltje en plak die op een zichtbare plek zoals je beeldscherm.  Zo houd je richting en focus op de activiteiten van die dag. Heb je tijd over, dan kun je inspiratie ophalen uit de rest van je lijstje.
• Maak voor projecten die 1x per jaar langskomen een apart document aan met acties en stappen. Er gaat anders te veel tijd zitten in het uitvinden ‘hoe-het-ook-alweer-ging’. Bijvoorbeeld voor de afsluiting van het kwartaal of het lanceren van een product. De losse acties kun je weer in je weeklijst zetten.

Deze methode werkt goed voor mij. Ik ben erg benieuwd hoe jij met lijstjes om gaat. Werkt het vóór je of krijg je er juist alleen maar meer stress van? Laat je reactie hieronder achter.

Wil je meer tips en oefeningen om meer rust in je hoofd te krijgen? Vraag dan mijn gratis E-book aan via deze link.

© Marta van Sitteren, 2014