De Bullet Journal voor professionals: verhoog je effectiviteit en leeg je hoofd

“Remember the to-do list but don’t forget the to-be list” ~Richard Branson

bullet-journal
De Bullet Journal voor professionals

Experimenteren met diverse methodes om mijn tijd en energie optimaal te gebruiken vind ik altijd leuk om te doen. Ik heb vele digitale hulpmiddelen, app’s en planners uitgeprobeerd maar geen enkele methode werkte optimaal voor mij waardoor ik na enkele weken ermee stopte. Tot dat ik in april iets nieuws ontdekte: de Bullet Journal. Een manier waarbij ik alles wat wel werkte kon integreren. En ik ben erg verrast door de effecten en het gemak. Mijn productiviteit is toegenomen en ik heb nog meer rust in mijn hoofd. Ik wil niet meer zonder!

De Bullet Journal (BuJo)

Wanneer je op het internet zoekt op Bullet Journal (of BuJo voor de kenners) zul je ontdekken dat het een hele beweging is waarbij de focus meer ligt op de vorm en minder op productiviteit. Pinterest, Facebook en Instagram staan vol met prachtige creatieve pagina’s van hippe meiden. Laat je niet hierdoor uit het veld slaan en concluderen dat het niets voor jou is omdat je niet creatief bent. Het is een eenvoudig maar super krachtig middel om zakelijk (en privé) je effectiviteit te vergroten. En je kunt het inzetten zoals jij prettig vind. Vol prachtige getekende bladzijdes of minimalistisch strak en zakelijk.

Kort gezegd is de Bullet Journal is een analoge methode om het verleden in beeld te brengen, het heden te organiseren en de toekomst te plannen. Het leuke is dat er niet één juiste manier bestaat maar dat je jouw eigen manier ontwikkelt die voor jou werkt. En werkt iets niet? Dan sla je een pagina om en doe je het anders, zo flexibel is het.

Stap voor stap

Alles wat je nodig hebt is een notitieboek en een pen. Je werkt met een aantal basispagina’s: een index, een jaaroverzicht, een maand- of weekoverzicht en een dagpagina.

De eerste paar bladzijdes laat je vrij voor de index. Alle pagina’s die je daarna gebruikt geef je een titel,  je nummert deze en je plaats de titel in de index. Zo kun je alles terugvinden, anders zie je door de bomen het bos niet meer.

maand-sept-b
Bullet Journal maandoverzicht

Na de index maak je een ‘Future log’. Een jaaroverzicht waar je in één oogopslag kunt zien wat je kunt verwachten aan afspraken, deadlines en andere tijdgebonden zaken. Dit is handig omdat je de BuJo per dag uitwerkt (of per week zoals ik doe) en je anders het overzicht verliest.

Dan volg een keuze moment. Vind jij het fijn om per maand overzicht te houden of per week? Ik gebruik beide. Begin
van de maand maak ik een maandoverzicht, hier zet ik belangrijke data en activiteiten in (deze haal ik uit het jaaroverzicht). Vervolgens maak ik een weekoverzicht en een to do lijst voor de week. Per dag kies ik de 3 belangrijkste activiteiten en maak ik een realistische dagplanning. Heb ik nog tijd over, dan zoek ik iets uit de to do lijst om af te werken. Hier kun je de originele instructievideo bekijken van de bedenker van dit systeem.

Focus, overzicht en een leeg hoofd

Het fijne van het gebruik van een BuJo is dat het hoofd leger en rustiger wordt. Enerzijds door het dagelijks prioriteiten en focussen op wat belangrijk is maar ook door terug te blikken wat je hebt gedaan en wat is blijven liggen. Zo blijf je bijsturen op wat jij belangrijk vindt.

De BuJo werkt ook als een soort ‘braindump’. Een belangrijk onderdeel van de BuJo zijn namelijk de ‘collections’ of lijsten. Dit zijn bladzijdes met een thema waarbij je alles uit je hoofd haalt en op papier zet. Dit kunnen specifieke takenlijsten zijn per project of onderwerp zoals ‘workshop voorbereiden’ of ‘checklist kwartaalafsluiting administratie’. Maar je kunt ook lijsten maken met ideeën voor bijvoorbeeld producten, website, notities van gesprekken,  verlanglijst, vakliteratuur, cursussen om te volgen etc. Doordat je werkt met paginanummers en de index, kun je alles makkelijk terugvinden.

Gezond gedrag aanwennen

Naast de basispagina’s die ik heb genoemd kun je jouw BuJo uitbreiden zoals jij wilt. Op internet is genoeg inspiratie te vinden. Het leuke is dat je gewoon dingen kunt uitproberen en als het niet voor je werkt, stop je er weer mee. Mijn ervaring is ‘less is more’. Heel veel bladzijden die ik in het begin had gebruik ik nu niet meer.

trackers
Bullet Journal habbit trackers

Een extra onderdeel die niet in de originele methode zit maar heel effectief is, is de ‘tracker’ (wie weet hier een leuk Nederlands woord voor?).  En dat is gelijk voor mij één van de voordelen van het gebruik van de BuJo: je kunt je (gezonde) gewoontes structureel maken. Door een leuke tracker of log (is dat een beter woord?) kun je jezelf motiveren om bijvoorbeeld gezonder te eten, meer water te drinken, vaker te sporten, regelmatig te bloggen etc. Want hoe leuk is het om elke keer een vakje door te strepen wanneer je iets gedaan hebt en je vorderingen te zien.

 

 

Mijn systeem

Belangrijk is om jouw eigen manier te ontwikkelen. Omdat er weinig voorbeelden zijn voor het zakelijk gebruik van de BuJo wil ik je laten zien hoe ik het gebruik. Haal eruit wat er voor jou werkt en blijf kritisch of iets handiger kan.

  • Maandelijks: Aan het begin van de maand maak ik een maandoverzicht met alle afspraken en gebeurtenissen. Ik stel mijzelf vervolgens de volgende vragen: Wat is belangrijk deze maand? Welke drie projecten of thema’s ga ik mij op focussen? Deze schrijf ik op.
  • week-2
    Bullet journal weekoverzicht

    Zondagavond: Ik kijk vooruit naar de week, maak een weekoverzicht met afspraken en een lijst met to do’s voor de week. Afspraken neem ik over uit mijn Google agenda waar ik ook de privéafspraken met mijn gezin in heb staan.

  • ’s ochtends : ik start offline met het kijken op mijn weekoverzicht en kies van de to do lijst welke drie dingen vandaag het belangrijkste zijn. Deze geef ik een stip met de dagkleur. Wanneer deze drie hoofdtaken klaar zijn kijk ik of er kleinere acties zijn waar ik tijd voor heb. Aan het eind van de dag schrijf ik drie dingen op waar ik dankbaar, blijf of gelukkig over ben en ik werk mijn tracker van gezonde gewoontes bij. Ik vink de voltooide acties door, voeg eventueel acties toe aan de to do lijst. Ook kijk ik alvast vooruit naar wat er voor de volgende dag staat.

De voordelen die ik ervaar:

  • Doordat je weer gaat schrijven wordt je kieskeuriger in het stellen van prioriteiten. Je wilt immers niet week in week uit dezelfde taak meeslepen en jezelf op je kop geven dat je het weer niet gedaan hebt. Dan is het blijkbaar niet belangrijk genoeg.
  • Je leegt je hoofd door alles op te schrijven en je hebt overzicht doordat je alles op één plek hebt in plaats van tientallen slingerende briefjes en lijstjes.
  • Je hebt dagelijks een paar natuurlijke bezinningsmomenten om te kijken wat er ligt en wat je te doen hebt. Zeker wanneer je dit ook aan het einde van je dag doet, geeft het rust om de losse eindjes af te sluiten.
  • In tegenstelling tot veel app’s of planners is dit een flexibel systeem. Wanneer je te weinig plek hebt op één pagina, ga je gewoon verder op de volgende blanco pagina.
  • Wanneer je graag creatief wilt zijn maar geen tijd hebt, leent dit zich er uitstekend voor (maar nogmaals, het is geen eis om hiermee aan de gang te kunnen).
  • Je krijgt een mooi overzicht van je leven en jouw groeiproces. Je kunt ook als dagboek inzetten om notities over je dag maken. Sommige mensen leggen het weer vast, hun humeur of wat ze gegeten hebben.
  • Het werkt heel ontspannend om even uit te pluggen van het snelle digitale leven en alle informatie die op je afkomt. Het helpt je daarmee ook om je te focussen op wat voor jou belangrijk is en je minder (online) te laten afleiden.
  • Je blijft leren en jezelf bijsturen door op een natuurlijke wijze te evalueren.
  • Je blijft op koers door je af te vragen wat je belangrijk vind, dit vast te leggen en wat je hier vandaag voor kunt doen.

Zoals je begrijpt is het geen wonderpil om opeens geen tijdgebrek meer te hebben. In deze tijd van overvloedige informatie zullen we moeten accepteren dat we niet overal tijd voor hebben en dat we keuzes moeten leren maken waaraan we onze tijd en energie willen besteden. De Bullet Journal kun je gebruiken als een krachtig hulpmiddel waar je veel aan kunt hebben maar jij blijft aan het stuur door de keuzes te maken en de dingen te doen die voor jou belangrijk zijn. .

Spreekt deze methode je aan?

Pak een notitieboek en begin! Experimenteer met wat jij prettig, handig en leuk vindt.

Vind je het te veel gedoe om zelf te starten en alles uit te zoeken? Wil je graag gelijk starten met een systeem wat voor jou werkt? Meld je aan voor de workshop Starten met de Bullet Journal voor professionals. In deze workshop help ik je om een begin op te zetten en na te denken over jouw systeem om als professional beter met tijd en energie om te gaan met behulp van de BuJo. Er zijn nog een paar plekken dus wacht niet te lang met aanmelden!

1 Comment

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CommentLuv badge